La importancia de una comunicación organizacional efectiva
La comunicación se ha convertido en un factor clave para la reputación de una compañía, la calidad de las experiencias de los colaboradores y las buenas relaciones en la organización. Es por ello que resulta vital contar con una comunicación efectiva para compartir ideas, pensamientos, conocimientos e información de la forma más comprensible para el receptor del mensaje. Podemos destacar como característica la claridad, la empatía y la escucha activa dónde encontraremos numerosos beneficios como por ejemplo:
- Enfoca el equipo a objetivos
- Cumplir con los objetivos de forma más sencilla y en menor tiempo
- Impulsa la moral del equipo saber que todos trabajan en la misma línea
- Distribuye los recursos de manera efectiva
- Fomenta el trabajo en equipo
- Fomenta la resolución de conflictos
- Evita malentendidos y posibles fisuras
La comunicación efectiva se desarrolla a base de práctica junto con el equipo de trabajo para alcanzar los objetivos individuales y comunes de una forma eficiente. Es por ello que los líderes deben crear planes de comunicación, un plan de comunicación requiere abordar las siguientes preguntas: ¿qué necesita ser comunicado?,¿ quién necesita comunicarse?,¿ cuándo debe suceder la comunicación?,¿ por qué y cómo comunicarse?, y¿ donde se almacena la información comunicada?. A continuación abordaremos cada paso para crear un plan de comunicación efectivo.
1. Su plan de comunicación debe incluir lo que está comunicando: puede incluir por ejemplo actualizaciones de estado, problemas, comentarios de los usuarios, registros diarios y otros tipos de reuniones de proyectos.
2. Es importante identificar con quién se comunica: Estos son los destinatarios de la información, como las partes interesadas clave y el equipo central de trabajo.
3. Tener en cuenta cuándo comunicarse: la frecuencia con la que se comunicará, y fechas clave como fechas límite o reuniones importantes. Por ejemplo, la parte gerencial o líderes de sectores obtendrán información con menor frecuencia, como en un resumen mensual de alto impacto, correo electrónico o reunión de revisión de proyectos, pero su equipo principal de colaboradores podrían recibir información más detallada a través de actualizaciones por correo electrónico o registros virtuales rápidos.
4. Incluir cómo se está comunicando o qué método de entrega utilizará: éstos podrían ser correo electrónico, reuniones presenciales o virtuales, o una presentación formal.
5. Incluir el objetivo de comunicarse: Este es su «por qué». Pregúntese ¿por qué se está comunicando?¿Es para dar una actualización del progreso, identificar un riesgo y abordar planes de mitigación? O tal vez necesite averiguar los próximos pasos, planes de preparación detallados y reflexionar sobre los sucesos en su empresa. El objetivo de la comunicación podría ser una combinación de cualquiera de estos o alguna otra razón en conjunto.
6. Detallar dónde se encuentran los recursos de comunicación, junto con otras notas: si un nuevo colaborador ingresa a la empresa debe poder acceder rápidamente a las notas y la documentación de reuniones anteriores, así como las comunicaciones actuales y futuras.
Crear un plan de comunicación le ayudará a mejorar la eficacia general de la comunicación, mantener a su equipo de trabajo comprometido y motivado, e involucrar a las partes interesadas en conversaciones efectivas.